Mehrwertsteuer und Steuern für Ihren Webshop: Einsteigererklärung

Das Wichtigste auf einen Blick

Als Webshop berechnen Sie in der Regel Mehrwertsteuer (21 % oder 9 %) und zahlen diese auch.
Sorgen Sie vom ersten Tag an für Ordnung in Ihrer Verwaltung und Ihren Rechnungen.
Für Verkäufe im Ausland gelten gesonderte Mehrwertsteuerregelungen.
Eine gute Rechnungsstellung und Buchhaltung beugt Problemen mit dem Finanzamt vor.

Für viele klingt die Mehrwertsteuer nach dem langweiligsten und gruseligsten Teil bei der Eröffnung eines Online-Shops. Das Prinzip ist jedoch einfach: Sie berechnen Ihren Kunden die Mehrwertsteuer, zahlen diese an die Steuerbehörden und ziehen die Mehrwertsteuer, die Sie auf Einkäufe zahlen, selbst ab. Wenn Sie das verstehen, verstehen Sie 80 % der Mehrwertsteuer.

In diesem Ratgeber wird einem Einsteiger in aller Ruhe erklärt: Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, welche Sätze gelten, wie geben Sie eine Steuererklärung ab und wann ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll?

> Dies ist eine allgemeine Erklärung, keine Steuerberatung. Wenden Sie sich für Ihre spezifische Situation an Ihren Buchhalter oder an die Steuerbehörde.

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig?

Ja, sobald Sie sich als Unternehmer registriert haben und strukturell verkaufen. Sie erhalten dann eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Ob Sie sich registrieren müssen, können Sie unter Braucht man eine Handelskammer für einen Webshop nachlesen. Mehrwertsteuerpflichtig zu sein ist kein Problem – es gehört einfach zum Geschäftsleben dazu und Sie erhalten im Gegenzug auch einen Vorteil (die Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf Ihre Einkäufe).

Welche Mehrwertsteuersätze gelten?

Tarif	Wozu (Beispiele)
21%	der allgemeine Tarif für die meisten Produkte
9%	Ermäßigter Tarif: inklusive Lebensmittel, Bücher, bestimmte Dienstleistungen
0 % / befreit	Sonderfälle, wie zum Beispiel Lieferungen ins Ausland unter bestimmten Voraussetzungen

Prüfen Sie, welcher Steuersatz für Ihre Produkte gilt – dieser bestimmt, wie viel Mehrwertsteuer in Ihrem Preis enthalten ist.

Wie schließen Sie die Mehrwertsteuer in Ihren Preis ein?

Sie zeigen Verbrauchern immer den Preis inklusive Mehrwertsteuer an. Rechnen Sie rückwärts, um Ihren eigenen Umsatz zu ermitteln. Ein Beispiel bei 21 %:

Position	Betrag
Verkaufspreis inkl. MwSt	€ 30,00
MwSt.-Teil (21/121)	€ 5,21
Ihr Umsatz exkl. MwSt	€ 24,79

Diese 5,21 € gehören nicht Ihnen – Sie legen sie für die Steuerbehörden zurück.

Berichterstattung: der Rhythmus

Normalerweise geben Sie vierteljährlich eine Umsatzsteuererklärung ab. Einfach ausgedrückt: Sie addieren, wie viel Mehrwertsteuer Ihre Kunden an Sie gezahlt haben, und ziehen dann die Mehrwertsteuer ab, die Sie selbst auf Ihre Einkäufe und Kosten gezahlt haben. Sie zahlen die Differenz oder Sie bekommen sie zurück.

Praxistipp: Legen Sie die Mehrwertsteuer, die Sie erhalten, sofort in einen separaten Topf oder ein separates Konto. Dann ist es auch dann noch da, wenn die Erklärung kommt, und Sie werden nie wieder mit einer bösen Überraschung konfrontiert.

Das Kleinunternehmensprogramm (KOR)

Wenn Sie einen geringen Umsatz (unterhalb der Jahresgrenze) erwarten, können Sie sich für den KOR entscheiden. Dann:

Sie berechnen Ihren Kunden keine Mehrwertsteuer.
Sie geben keine Umsatzsteuererklärung ab;
Sie können die Mehrwertsteuer auf Ihre Einkäufe nicht zurückfordern.

Wann ist das klug? Wenn Sie hauptsächlich an Privatpersonen verkaufen und wenig kaufen oder investieren, halten Sie Ihre Preise niedrig und Ihre Verwaltung einfach. Wann genau nicht? Wenn Sie viel kaufen oder investieren (in Lagerbestände, einen Laptop, Ausrüstung), entgeht Ihnen die Rückerstattung der Mehrwertsteuer. Berechnen Sie es oder fragen Sie Ihren Buchhalter.

Fordern Sie die Mehrwertsteuer auf Ihre Einkäufe zurück

Wenn Sie Lagerbestände, Verpackungsmaterial oder Vermögenswerte kaufen, wird Ihnen Mehrwertsteuer berechnet, die Sie (außerhalb des KOR) über Ihre Steuererklärung zurückfordern können. Deshalb ist es wichtig, alle Ihre Einkaufsrechnungen aufzubewahren – jede Rechnung ist Geld wert.

Verkaufen Sie auch grenzüberschreitend?

Wenn Sie an Privatpersonen im EU-Ausland verkaufen, müssen Sie sich ab einem bestimmten Betrag mit den Mehrwertsteuervorschriften des Landes Ihres Kunden auseinandersetzen. Hierfür gibt es eine gesonderte EU-Verordnung, die dies erleichtert. Wenn Sie gerade erst anfangen und hauptsächlich innerhalb der Niederlande verkaufen, ist das noch nicht Ihre größte Sorge – behalten Sie es im Hinterkopf, wenn Sie international wachsen, und Ihr Buchhalter wird Ihnen dabei helfen, sobald es auftaucht.

Behalten Sie vom ersten Tag an den Überblick über Ihre Verwaltung

Bewahren Sie alle Verkaufs- und Einkaufsrechnungen auf (Aufbewahrungspflicht: sieben Jahre).
Stellen Sie sicher, dass Ihr Webshop ordentliche Rechnungen mit Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erstellt.
Exportieren Sie Ihre Umsatzdaten in Ihre Buchhaltung, sodass das Reporting eine Sache der Übersicht ist.

Eine Plattform, die Rechnungen automatisch erstellt und exportiert, erspart Ihnen vierteljährlich Arbeit. Mehr über die geschäftliche Seite erfahren Sie in der Administration für Ihren Webshop als Selbstständiger.

Häufige Fragen

Muss ich ab dem ersten Verkauf Mehrwertsteuer berechnen?

Ja, es sei denn, Sie entscheiden sich für den KOR. Berechnen Sie die Mehrwertsteuer auf Ihren Verkaufspreis und legen Sie diese für Ihre Steuererklärung beiseite.

Wie oft muss ich eine Steuererklärung einreichen?

In der Regel vierteljährlich. Das Finanzamt teilt Ihnen mit, welcher Rhythmus für Sie gilt.

Was ist der Unterschied zwischen 21 % und 9 %?

Der Preis hängt vom Produkt ab. Die meisten Artikel fallen unter 21 %; Lebensmittel und Bücher liegen oft unter 9 %.

Ist der KOR für mich nützlich?

Oftmals ja, mit geringem Umsatz und wenigen Käufen. Wenn Sie viel investieren oder kaufen, ist es besser, die Mehrwertsteuer weiterhin zu berechnen und zurückzufordern. Fragen Sie Ihren Buchhalter.

Kann ich die Mehrwertsteuer auf meine Einkäufe zurückerhalten?

Ja, außerhalb der KOR. Bewahren Sie zu diesem Zweck alle Ihre Einkaufsrechnungen auf; Die darauf entfallende Umsatzsteuer rechnen Sie in Ihrer Steuererklärung ab.

Was passiert, wenn ich international verkaufe?

Ab einem bestimmten EU-Umsatz gelten die Mehrwertsteuervorschriften des Landes Ihres Kunden. Hierfür gibt es eine gesonderte EU-Verordnung. Für einen Anfänger, der hauptsächlich in den Niederlanden verkauft, hat dies noch keine Priorität; Behalten Sie das Wachstum im Auge und fragen Sie Ihren Buchhalter.

Loslegen

Berechnen Sie in Ihren Preisen die korrekte Mehrwertsteuer, entscheiden Sie bewusst, ob Sie KOR verwenden möchten oder nicht, und richten Sie Ihre Rechnungsstellung und einen separaten Mehrwertsteuerfonds ein. Wenn Sie ganz am Anfang beginnen, gehen Sie den vollständigen Schritt-für-Schritt-Plan zum Starten eines Online-Shops durch.